Dass ausschließlich die IT-Betreuer:innen über diese Passwörter verfügen, ist aus IT-Sicherheitsgründen sinnvoll. Gleichzeitig kann dies aber zu Problemen führen, wenn eine IT-Betreuungsperson unerwartet ausfällt oder längere Zeit nicht erreichbar ist.

Um diesem Risiko vorzubeugen, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt: Die wichtigsten Zugangsdaten werden in einem versiegelten IT-Notfallkuvert der Schulleitung übergeben. Dieses Kuvert wird sicher (z. B. im Schulsafe) verwahrt und ausschließlich im Notfall geöffnet – also dann, wenn die IT-Betreuungsperson nicht verfügbar ist und ein administrativer Zugriff zwingend erforderlich wird.

Im Downloadpaket sind ausfüllbare Word-Formulare als Vorlage enthalten.